Panchayat:Repo18/vol2-page0646

646 GOVERNAMENT ORDERS 9) ഭരണഘടനയുടെ ആമുഖത്തിൽ വിഭാവനം ചെയ്യുന്ന സാമൂഹ്യനീതി, പദവിയിലും അവസരങ്ങളി ലുമുള്ള തുല്യത, ഓരോ വ്യക്തിയുടേയും സ്വാഭിമാനം എന്നിവ സേവനപ്രദാന സംവിധാനത്തിൽ ഉറപ്പു വരുത്താൻ സഹായിക്കുന്നു. 10) സേവനാവകാശം ഉറപ്പുവരുത്തുന്നു. 11) ഭരണസംവിധാനത്തിന്റെ വിശ്വാസ്യത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു. 3.ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് നടപടികമങ്ങൾ 3.1 തപാൽസ്വീകരണം 1. നേരിട്ടും അല്ലാതെയും ലഭിക്കുന്ന എല്ലാ തപാലുകളും ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്. (അപേക്ഷകൾ, പരാതികൾ, രജിസ്ട്രേഡ് കത്തുകൾ, ടെന്ററുകൾ, ക്വട്ടേഷനുകൾ, ഫാക്സ് സന്ദേശം, ടെലഫോൺ സന്ദേശം, മറ്റ് ഓഫീസുകളിൽ നിന്നുള്ള കത്തുകൾ, ഇ-മെയിൽ എന്നിവയെല്ലാം തപാ ലിന്റെ ഗണത്തിൽപ്പെടുന്നതാണ്.) ഇ-മെയിൽ പ്രിന്റൌട്ട് എടുത്തും ടെലഫോൺ സന്ദേശം രേഖപ്പെടുത്തി ആധികാരികമാക്കിയും തപാലായി രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത് നടപടി സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്. 2. ദേശീയ തൊഴിലുറപ്പു പദ്ധതിപ്രകാരമുള്ള തൊഴിൽ കാർഡിനുള്ള അപേക്ഷ, തൊഴിൽ ലഭിക്കു ന്നതിനുള്ള അപേക്ഷ, എല്ലാ വ്യക്തിഗതാനുകൂല്യങ്ങൾക്കും ഗുണഭോക്ത്യ തെരഞ്ഞെടുപ്പിനുമുള്ള അപേ ക്ഷകൾ എന്നിവയുടെ സ്വീകരണവും തൊഴിൽ കാർഡ് വിതരണവും നിർബ്ബന്ധമായും ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് മുഖേന ആയിരിക്കേണ്ടതാണ്. 3. ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ചുമതലയുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥൻ) പേരുവച്ചവ ഒഴികെയുള്ള എല്ലാ തപാലുകളും തുറന്ന് തീയതിയോടുകൂടിയ ഓഫീസ് സീൽ പതിച്ച സ്റ്റാമ്പുകൾ റദ്ദാക്കി ഉടൻതന്നെ രജിസ്ട്രേഷൻ നട പടികൾ സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്. 4. പേരുവച്ച തപാലുകൾ മേൽവിലാസക്കാരന് നൽകേണ്ടത്. ഇവയിൽ ഔദ്യോഗികസ്വഭാവമുള്ളവ തുടർനടപടിക്കായി ഉടൻതന്നെ ഫ്രണ്ടാഫീസിലേക്ക് നൽകേണ്ടതാണ്. 5. തപാൽപ്പെട്ടി വഴി ലഭിക്കുന്ന തപാലുകൾ തൊട്ടടുത്ത പ്രവൃത്തി ദിവസം ആദ്യവും പരാതിപ്പെട്ടി വഴി ലഭിക്കുന്നവ അതു തുറക്കുന്ന ദിവസവും രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത് നടപടി സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്. 6. അപേക്ഷകൾ, റിപ്പോർട്ടുകൾ തുടങ്ങിയവ അപേക്ഷകരുടെ ഒപ്പും ചേർക്കേണ്ട വിവരങ്ങളും അതാ തുസ്ഥലത്ത് രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ളതാണെന്നും മുദ്രകൾ പതിച്ചിട്ടുള്ളതുമാണെന്നും, ആവശ്യമായ ഫീസ് ഒടുക്കിയിട്ടുള്ളതും അനുബന്ധരേഖകൾ ഉൾക്കൊള്ളിച്ചിട്ടുള്ളതുമാണെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്ട്. ഇതി നായി ഓരോ സേവനവും അതിന്റെ നിബന്ധനകളും ക്രോഡീകരിച്ച് തയ്യാറാക്കിയ വിഷയതല പരിശോ ധനാ പട്ടികകൾ (CheckList) തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. ഇവയും പൗരാവകാശരേഖയും അടിസ്ഥാ നമാക്കിയാണ് അപേക്ഷകളുടെ പരിശോധന നടത്തേണ്ടത്. അതത് പഞ്ചായത്തുകളിൽ ബാധകമായ നിയ മങ്ങളുടെ കൂടി അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് പൗരവകാശരേഖയും പരിശോധനാ പട്ടികകളും തയ്യാറാക്കേണ്ടത്. ഇവയുടെ ആധികാരികത പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് സൂപ്പർവൈസർമാർ ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്. പൊതു വായ പരിശോധനാ പട്ടികകളുടെ മാതൃകകൾ പഞ്ചായത്ത് ഡയറക്ടർ തയ്യാറാക്കി നൽകേണ്ടതാണ്. 7, പരിശോധനാ പട്ടികകളിൽ നിബന്ധനകൾ ക്രമനമ്പരിട്ട് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതും പാലിച്ചിട്ടുള്ളവ ടിക്സ് മാർക്ക് ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്. അപേക്ഷ പൂർണ്ണമല്ലെങ്കിലോ അപേക്ഷയൊടൊപ്പം, ആവശ്യമായ അനു ബന്ധ രേഖകൾ ഇല്ലെങ്കിലോ അപേക്ഷ അപ്പോൾ തന്നെ ഉപയോഗിച്ച പരിശോധനാ പട്ടിക സഹിതം അപേക്ഷകന് തിരിച്ചു നൽകേണ്ടതും ന്യൂനത പരിഹരിച്ച തിരികെ വാങ്ങേണ്ടതുമാണ്. തത്സമയം പരിഹ കരിക്കാനാകാത്ത ന്യൂനതകളോടു കൂടിയ അപേക്ഷകൾ കാലതാമസത്തിനിടയാക്കുമെങ്കിലും സ്വീകരി ക്കാവുന്നതാണ്. യാതൊരു സാഹചര്യത്തിലും അപേക്ഷകൾ സ്വീകരിക്കാതിരിക്കാൻ പാടില്ല. ന്യൂനതക ളുള്ള അപേക്ഷകൾ സ്വീകരിക്കുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ കൈപ്പറ്റുരസീതിൽ സേവനം നൽകുന്ന തീയതി രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനു പകരം 'പരിശോധന പട്ടിക പ്രകാരമുള്ള ന്യൂനതകൾ പരിഹരിക്കേണ്ടതാണ് എന്ന് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതും പരിശോധനാപട്ടികയുടെ പകർപ്പ് അപേക്ഷന് നൽകേണ്ടതുമാണ്. അവ സമയ ബന്ധിതമായി പരിഹരിക്കാൻ രേഖാമൂലം ആവശ്യപ്പെടേണ്ടതാണ്. 3.2 തപാലുകളുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ 1) സ്വീകരിക്കുന്ന തപാലുകളുടെ വിവരങ്ങൾ ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിലെ രജിസ്ട്രേഷൻ-വിതരണ രജിസ്റ്റ റിൽ ചേർക്കേണ്ടതാണ്. തപാൽ നമ്പർ ഓരോ കലണ്ടർ വർഷത്തിലും പുതുതായി ആരംഭിക്കേണ്ടതും വർഷാവസാനം വരെ തുടർച്ചയായതുമായിരിക്കണം. രജിസ്റ്ററിന്റെ മാതൃക അനുബന്ധം 1 ആയി ചേർക്കു ന്നു. പ്രസ്തുത രജിസ്റ്ററിലെ 1 മുതൽ 8 വരെ കോളങ്ങൾ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് തന്നെ പൂരി പ്പിക്കേണ്ടതാണ്. 2) തപാലുകളുടെ കൂടെയോ പ്രത്യേകമായോ ലഭിക്കുന്ന ആധാരങ്ങൾ, ബോണ്ടുകൾ തുടങ്ങിയവ ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ സ്വീകരിച്ച രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുകയും സെക്യൂരിറ്റി രജിസ്റ്ററിൽ ചേർത്ത് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്റെ ചുമതലയിൽ സൂക്ഷിക്കുകയും വേണം.