Panchayat:Repo18/vol1-page0608

1998-ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് (റെക്കാർഡുകളുടെ സൂക്ഷിപ്പും, പകർപ്പ് നൽകലും) ചട്ടങ്ങൾ

എസ്. ആർ. ഒ. നമ്പർ 441/98-1994- ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് ആക്റ്റ് (1994-ലെ 13) 254-ാം വകുപ്പുമൂലം നൽകപ്പെട്ട അധികാരങ്ങൾ വിനിയോഗിച്ച് കേരള സർക്കാർ താഴെപ്പറയുന്ന ചട്ടങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്നു, അതായത്:-

ചട്ടങ്ങൾ

1. ചുരുക്കപ്പേരും പ്രാരംഭവും.-(1) ഈ ചട്ടങ്ങൾക്ക് 1998-ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ (റെക്കാർഡുകളുടെ സൂക്ഷിപ്പും പകർപ്പ് നൽകലും) ചട്ടങ്ങൾ എന്നു പേർ പറയാം.

(2) ഇവ ഉടനടി പ്രാബല്യത്തിൽ വരുന്നതാണ്.

2. നിർവ്വചനങ്ങൾ.-ഈ ചട്ടങ്ങളിൽ സന്ദർഭം മറ്റു വിധത്തിൽ ആവശ്യപ്പെടാത്ത പക്ഷം,-

(എ) ‘ആക്റ്റ് എന്നാൽ 1994-ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് ആക്റ്റ് (1994- ലെ 13) എന്നർത്ഥ മാകുന്നു;

(ബി) ഈ ചട്ടങ്ങളിൽ ഉപയോഗിച്ചിട്ടുള്ളതും പക്ഷേ നിർവ്വചിച്ചിട്ടില്ലാത്തതും എന്നാൽ ആക്റ്റിൽ നിർവ്വചിച്ചിട്ടുള്ളതുമായ വാക്കുകൾക്കും പ്രയോഗങ്ങൾക്കും ആക്റ്റിൽ അവയ്ക്ക് നൽകപ്പെട്ടിട്ടുള്ള അർത്ഥങ്ങൾ യഥാക്രമം ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്.

3. പഞ്ചായത്ത് റെക്കാർഡുകളുടെ സൂക്ഷിപ്പും അവയുടെ സുതാര്യതയും.- (1) 1994-ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് ആക്റ്റ് പ്രകാരമോ അല്ലെങ്കിൽ അതിൻ കീഴിൽ ഉണ്ടാക്കിയ ചട്ടങ്ങൾ പ്രകാരമോ ഒരു പഞ്ചായത്തിൽ നിക്ഷിപ്തമായ ചുമതലകളുടെ നിർവ്വഹണവും അധികാര വിനി യോഗവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ റെക്കാർഡുകളും, പഞ്ചായത്തിന്റെയും അതിന്റെ ഏതൊരു കമ്മി റ്റിയുടെയും യോഗനടപടിക്രമങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ റെക്കാർഡുകളും പഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ട റിയുടെ അല്ലെങ്കിൽ അദ്ദേഹം ചുമതലപ്പെടുത്തിയ ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ സൂക്ഷിപ്പിൽ ആയിരിക്കേണ്ട താണ്.

എന്നാൽ, പഞ്ചായത്തിന്റെ ഏതെങ്കിലും ചുമതലയുടെ നിർവഹണം അല്ലെങ്കിൽ അതിന്റെ അധി കാര വിനിയോഗം, പഞ്ചായത്തിന് സർക്കാർ സേവനം വിട്ടുകൊടുത്ത ഏതെങ്കിലും ഉദ്യോഗസ്ഥൻ മുഖേന നടത്തപ്പെടുന്നുവെങ്കിൽ, അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട റെക്കാർഡുകൾ പ്രസ്തുത ഉദ്യോഗസ്ഥ ന്റെയോ അല്ലെങ്കിൽ അദ്ദേഹം ചുമതലപ്പെടുത്തിയ മറ്റൊരു ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെയോ സൂക്ഷിപ്പിൽ ആയി രിക്കേണ്ടതാണ്.

(2) സർക്കാരോ, സർക്കാർ അധികാരപ്പെടുത്തിയ ഏതെങ്കിലും അധികാരിയോ രഹസ്യ സ്വഭാ വമുള്ളതെന്ന് തിരിച്ചിട്ടുള്ളതോ ആയ ഏതെങ്കിലും കാര്യത്തെ സംബന്ധിച്ചുള്ള റെക്കാർഡുകളോ, അപ്രകാരമുള്ള ഒരു കാര്യം സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന റെക്കാർഡുകളോ ഒഴിച്ചുള്ള പഞ്ചായത്തിന്റെ ഏതൊരു റെക്കാർഡും പരസ്യരേഖ ആയിരിക്കുന്നതും, ആവശ്യത്തിന് പ്രസ്തുത റെക്കാർഡിന്റെയോ അല്ലെങ്കിൽ അതിന്റെ പ്രസക്ത ഭാഗത്തിന്റെയോ പകർപ്പ ലഭിക്കുന്നതിനോ, പ്രസക്ത ഭാഗങ്ങൾ പകർത്തി എടുക്കുന്നതിനോ ഏതൊരു ആൾക്കും അവകാശമുണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്.)

4. റെക്കാർഡുകളുടെ പകർപ്പ ലഭിക്കുന്നതിനോ റെക്കാർഡുകൾ പകർത്തുന്നതിനോ ഉള്ള . അനുമതിക്ക് വേണ്ടിയുള്ള അപേക്ഷ.- (1) ഒരു പഞ്ചായത്തിന്റെ പരസ്യ രേഖയായി കണക്കാക്ക പ്പെടുന്ന റെക്കാർഡിന്റെയോ അല്ലെങ്കിൽ അതിന്റെ പ്രസക്ത ഭാഗത്തിന്റെയോ പകർപ്പ് ലഭിക്കുവാ നോ, അല്ലെങ്കിൽ അത് നേരിൽ കണ്ട് പകർത്തിയെടുക്കാനോ ആഗ്രഹിക്കുന്നവർ ഈ ചട്ടങ്ങളിൽ ചേർത്തിട്ടുള്ള 1-ാം ഫാറത്തിൽ, അതതു സംഗതിപോലെ, റെക്കാർഡിന്റെ സൂക്ഷിപ്പിനു ചുമതല യുള്ള പഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ടറിക്കോ അല്ലെങ്കിൽ അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥനോ അപേക്ഷ സമർപ്പിക്കേണ്ടതാണ്.

(2) ഒരു റെക്കാർഡ് നടപ്പു വർഷത്തിനു മുൻപുള്ള കാലത്തെ സംബന്ധിച്ചുള്ളതാണെങ്കിൽ, (1)-ാം ഉപചട്ടപ്രകാരമുള്ള അപേക്ഷയോടൊപ്പം, ഈ ചട്ടങ്ങളിൽ ചേർത്തിട്ടുള്ള ഒന്നാം പട്ടികയിൽ പറഞ്ഞിട്ടുള്ള നിരക്കനുസരിച്ചുള്ള തിരച്ചിൽ ഫീസ് അതത് ആഫീസിൽ അടയ്ക്കക്കേണ്ടതാണ്.

(3) ഒരു റെക്കാർഡിന്റെയോ അതിന്റെ പ്രസക്ത ഭാഗത്തിന്റെയോ പകർപ്പിനുവേണ്ടിയുള്ള ഒരു അപേക്ഷയോടൊപ്പം, ഈ ചട്ടങ്ങളിൽ ചേർത്തിട്ടുള്ള രണ്ടാം പട്ടികയിൽ പറഞ്ഞിട്ടുള്ള നിരക്കനുസ രിച്ചുള്ള പകർപ്പുഫീസ് അതതു ആഫീസിൽ അടയ്ക്കക്കേണ്ടതാണ്.

(4) തിരച്ചിൽ ഫീസ് അല്ലെങ്കിൽ പകർപ്പ് ഫീസ് കൃത്യമായി മുൻകൂട്ടി കണക്കാക്കാൻ കഴി യാത്ത സംഗതിയിൽ, ഒരു നിശ്ചിത തുക ഫീസായി അപേക്ഷയോടൊപ്പം അടയ്ക്കാവുന്നതും, അപ്ര കാരം അടച്ച നിശ്ചിത തുക അപര്യാപ്തമാകുന്ന പക്ഷം, ആവശ്യമായ അധിക തുക കൂടി സെക്ര ട്ടറി അല്ലെങ്കിൽ ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥൻ നിർദ്ദേശിക്കുന്ന തീയതിക്കുള്ളിൽ അപേക്ഷകൻ അട യ്തക്കേണ്ടതും, അടച്ച നിശ്ചിത തുക അധികമായി കാണുന്നപക്ഷം, പകർപ്പ് ഫീസ് കഴിച്ചുള്ള അധി കത്തുക അപേക്ഷകന് രേഖാമൂലം തിരികെ നൽകേണ്ടതുമാണ്.

[എന്നാൽ, സർക്കാരിന്റെ വകുപ്പുകൾ, ഔദ്യോഗിക ആവശ്യത്തിനായി പഞ്ചായത്തിലെ ഏതെങ്കിലും പ്രമാണത്തിന്റെയോ നടപടിക്രമങ്ങളുടെയോ, മറേറതെങ്കിലും തരത്തിലുള്ള റെക്കാർഡുകളുടേയോ പ്രസക്ത ഭാഗങ്ങളുടെ പകർപ്പുകൾ രേഖാമൂലം ആവശ്യപ്പെടുന്ന സംഗതിയിൽ യാതൊരുവിധ ഫീസും ഈടാക്കാതെ പകർപ്പ് തയ്യാറാക്കി നൽകേണ്ടതാണ്.]

(5) ഒരു അപേക്ഷകൻ അടച്ച തിരച്ചിൽ ഫീസിനും പകർപ്പ് ഫീസിനും സെക്രട്ടറി അല്ലെങ്കിൽ ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥൻ, ഒപ്പിട്ട് രസീത അപേക്ഷകന് നൽകേണ്ടതാണ്.

(6) അപേക്ഷകൻ അടച്ച തിരച്ചിൽ ഫീസും പകർപ്പ് ഫീസും പഞ്ചായത്ത് ഫണ്ടിലേക്ക് വരവു വെയ്ക്കേണ്ടതാണ്.

കുറിപ്പ്:- ഓരോ റെക്കാർഡിന്റെയും പകർപ്പിനോ പ്രസക്ത ഭാഗത്തിനോ വേണ്ടി വെവ്വേറെ അപേക്ഷകൾ സമർപ്പിക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല.

5. അപേക്ഷ നിരസിക്കൽ- (1) ഒരു പഞ്ചായത്ത് റെക്കാർഡിന്റെയോ അല്ലെങ്കിൽ അതിന്റെ പ്രസക്ത ഭാഗത്തിന്റെയോ പകർപ്പ് ലഭിക്കുന്നതിനോ അല്ലെങ്കിൽ അവ പകർത്തിയെടുക്കുന്നതി നുള്ള അനുമതിക്കോ വേണ്ടിയുള്ള ഒരു അപേക്ഷ താഴെപ്പറയുന്ന കാരണങ്ങളാൽ സെക്രട്ടറിക്ക് അല്ലെങ്കിൽ ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥന് നിരസിക്കാവുന്നതാണ്.

(എ) റെക്കാർഡ് ഒരു പരസ്യരേഖയല്ലെങ്കിൽ, അഥവാ,

(ബി.) സാദ്ധ്യമായ എല്ലാവിധ തിരച്ചിലിനുശേഷവും റെക്കാർഡ് കണ്ടുകിട്ടുന്നില്ലായെങ്കിൽ; അഥവാ,

(സി) റെക്കാർഡിന്റെ സൂക്ഷിപ്പിന് നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള കാലപരിധി കഴിഞ്ഞതിനാൽ അത് നശി പ്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അഥവാ,

(ഡി) റെക്കാർഡിനെപ്പറ്റിയുള്ള അപേക്ഷയിലെ വിവരങ്ങൾ അപൂർണ്ണമാണെങ്കിൽ; അഥവാ,

(ഇ) ആവശ്യമായ തിരച്ചിൽ ഫീസോ പകർപ്പു ഫീസോ അപേക്ഷകൻ അടച്ചിട്ടില്ലായെങ്കിൽ,

(2) (1)-ാം ഉപചട്ടം (എ.), (ബി). (സി). (ഡി) ഖണ്ഡങ്ങളിൽ ഏതെങ്കിലും കാരണത്താൽ ഒരു അപേക്ഷ നിരസിക്കപ്പെടുന്ന സംഗതിയിൽ, അപേക്ഷയോടൊപ്പം പകർപ്പ് ഫീസ് അടച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ആയത് അപേക്ഷകന് രേഖാമൂലം തിരികെ നൽകേണ്ടതാണ്.

(3) യഥാർത്ഥത്തിൽ നിലവിലുണ്ടായിരുന്നതും പകർപ്പ് ആവശ്യപ്പെട്ടിട്ടുള്ളതുമായ ഒരു റെക്കാർഡ്,

(എ) സാദ്ധ്യമായ എല്ലാവിധ തിരച്ചിലിനുശേഷവും കണ്ടുകിട്ടുന്നില്ലായെങ്കിൽ, അത് കണ്ടു കിട്ടുന്നില്ല എന്നും,

(ബി) അതിന്റെ സൂക്ഷിപ്പിന് നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള കാലപരിധി കഴിഞ്ഞതിനാൽ നശിപ്പിക്കപ്പെട്ടി ട്ടുണ്ടെങ്കിൽ അത് നശിപ്പിക്കപ്പെട്ടു എന്നും,

കാരണം രേഖപ്പെടുത്തിക്കൊണ്ട് ഒരു സർട്ടിഫിക്കറ്റ് അപേക്ഷകന് സെക്രട്ടറിയോ, ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥനോ നൽകേണ്ടതാണ്.

6. റെക്കാർഡിന്റെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയ പകർപ്പ് തയ്യാറാക്കി നൽകൽ/റെക്കാർഡ് നേരിട്ട കാണാൻ അനുവദിക്കൽ- (1) 5-ാം ചട്ടപ്രകാരം ഒരു അപേക്ഷ നിരസിക്കപ്പെടാത്ത സംഗതിയിൽ അപേക്ഷ ലഭിച്ച പതിനഞ്ച് ദിവസത്തിനകം അപേക്ഷയിൻമേൽ തീർപ്പു കൽപ്പിക്കേണ്ടതാണ്.

(2) അപേക്ഷകന് നൽകുന്ന പകർപ്പ് ശരിയായതാണെന്നുള്ളതിന്റെ തെളിവിനായി സെക്രട്ടറി അല്ലെങ്കിൽ ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥൻ അതിൽ ഒപ്പിട്ടു സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതും പഞ്ചായത്തിന്റെ അല്ലെങ്കിൽ ബന്ധപ്പെട്ട ആഫീസിന്റെ മുദ്ര അതിൽ പതിക്കേണ്ടതുമാണ്.