Panchayat:Repo18/vol1-page0921

7. ജേണൽ ബുക്ക്.- (1) കാഷ അല്ലെങ്കിൽ ബാങ്ക്/ട്രഷറി അക്കൗണ്ടുകളുമായി ബന്ധമില്ലാത്ത ഇടപാടുകൾ ജേണൽ ബുക്കിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. ഓരോ ഇടപാടിലും ഡെബിറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതും ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതുമായ അക്കൗണ്ട് ശീർഷകങ്ങൾ വ്യക്തമായി രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കണം.

(2) ജേണൽ ബുക്ക് അക്കൗണ്ടന്റ് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.

8. ജനറൽ ലഡ്ജർ. (1) ജനറൽ ലഡ്ജർ അക്കൗണ്ടന്റ് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും ഓരോ അക്കൗണ്ട് ശീർഷകത്തിനും പ്രത്യേകം താളുകൾ നീക്കിവെക്കേണ്ടതുമാണ്.

(2) ഓരോ ദിനാന്ത്യത്തിലും കാഷ്ബുക്ക, ബാങ്കബുക്ക്, ജേണൽബുക്ക് എന്നിവയിലെ രേഖ പ്പെടുത്തലുകൾ ബന്ധപ്പെട്ട ലഡ്ജറിൽ എടുത്തെഴുതേണ്ടതാണ്.

9. സബ് ലെഡ്ജർ.- ജനറൽ ലെഡ്ജറിൽ കൺട്രോൾ അക്കൗണ്ടായി രേഖപ്പെടുത്തിയ ഓരോ അക്കൗണ്ടിനും വിശദാംശങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതിനായി സബ് ലെഡ്ജർ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. (ഉദാ: കരാറുകാർ, സപ്ലെയർമാർ തുടങ്ങിയവർക്കുള്ള സബ് ലെഡ്ഡ്ജറുകൾ) സബ് ലെഡ്ഡ്ജറുകൾ ജനറൽലഡ്ജറിന്റെ അതേ രൂപത്തിൽ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.

10. വൗച്ചറുകൾ.- (1) പഞ്ചായത്തിന്റെ ഓരോ ധനകാര്യ ഇടപാടും ഒരു വൗച്ചറിൽ രേഖ പ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. ഇടപാടിന്റെ സ്വഭാവത്തെ ആശ്രയിച്ചായിരിക്കണം വൗച്ചറിന്റെ തരം നിശ്ചയിക്കേണ്ടത്.

(2) എല്ലാ വൗച്ചറുകളും അക്കൗണ്ടന്റോ അക്കൗണ്ടന്റിന്റെ മേൽനോട്ടത്തിലോ തയ്യാറാക്കേ ണ്ടതാണ്. ഓരോ ധനകാര്യ ഇടപാടിനേയും അധികാരപ്പെടുത്തുന്ന രേഖകളുടെ ഉപരിപത്രമായി ട്ടായിരിക്കണം വൗച്ചറുകൾ ഉപയോഗിക്കേണ്ടത്.

(3) ഓരോ തരം വൗച്ചറുകൾക്കും പ്രത്യേകം ക്രമനമ്പറുകൾ നൽകേണ്ടതാണ്. 13-ാം ചട്ട ത്തിൽ പരാമർശിച്ചിട്ടുള്ള ഓരോ ഫണ്ടിനും പ്രത്യേകമായ കോഡ് നമ്പറുകൾ നല്കേണ്ടതാണ്. ഓരോ വർഷവും വൗച്ചറുകളുടെ ക്രമനമ്പറുകൾ പുതുതായി ആരംഭിക്കേണ്ടതാണ്.

(4) വൗച്ചറുകളുടെ ക്രമനമ്പർ തുടർച്ചയ്ക്കുവേണ്ടി, ഓരോ വർഷവും ഓരോ ഫണ്ടുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഓരോ തരം വൗച്ചറുകൾക്കും ഓരോ ക്രമനമ്പർ ലിസ്റ്റ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.

(5) ഒരു വൗച്ചറിൽ ഒന്നിൽക്കൂടുതൽ അക്കൗണ്ട് ശീർഷകങ്ങൾ ആകാമെങ്കിലും ഒരു ഫണ്ടുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ധനകാര്യ ഇടപാടുകൾ മാത്രമേ രേഖപ്പെടുത്താവൂ.

11. അക്കൗണ്ടുകളിലെ തിരുത്തലുകൾ.- (1) അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയ എൻ(ടികളിലെ മാറ്റങ്ങൾ സെക്രട്ടറി അധികാരപ്പെടുത്തിയ തിരുത്തൽ എൻട്രികൾ വഴി മാത്രമേ വരുത്താവു. അതിനായി ജേണൽ വൗച്ചർ ഉപയോഗപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.

(2) കയ്യെഴുത്ത് സമ്പ്രദായത്തിൽ സൂക്ഷിക്കുന്ന ഫോറങ്ങളിലോ രജിസ്റ്ററുകളിലോ നടത്തിയ എൻട്രികളിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുന്നത് ചുവന്ന മഷിയിലായിരിക്കണം. ഇതിനായി തിരുത്തൽ വരു ത്താനുള്ള പ്രാഥമിക എൻട്രിയുടെമേൽ ഒരു വര വരയ്ക്കേണ്ടതാണ്. വരുത്തിയ മാറ്റങ്ങൾ തീയതി വച്ച ചുരിക്കൊപ്പുവഴി സെക്രട്ടറി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.

(3) ബില്ലുകളിലും വൗച്ചറുകളിലും വരുത്തുന്ന തിരുത്തലുകളിൽ മേൽപ്പറഞ്ഞതുപോലെ ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥൻമാരോ ബില്ലുകൾ സമർപ്പിക്കുന്ന വ്യക്തികളോ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതാ ണ്. പേ ഓർഡറിൽ വരുത്തുന്ന മാറ്റങ്ങൾ പേ ഓർഡർ പുറപ്പെടുവിക്കുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥൻ സാക്ഷ്യ പ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. രേഖകളിൽ മായ്ക്കലുകളോ ചുരണ്ടലുകളോ വരുത്താനും മായ്ക്കലോ ചുരണ്ടലുകളോ ഉള്ള രേഖകൾ സ്വീകരിക്കാനും പാടില്ല.

(4) രസീതുകളിലെ തുകകളിൽ തിരുത്തലുകളോ മാറ്റങ്ങളോ വരുത്താൻ പാടില്ല. തെറ്റുകൾ സംഭവിച്ചാൽ അത്തരം രസീതുകൾ റദ്ദ് ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.

12. കമ്പ്യൂട്ടർവൽകൃത അക്കൗണ്ടും ഇലക്ട്രോണിക രേഖകളും.- (1) ഈ ചട്ടങ്ങൾ പ്രകാരമുള്ള രേഖകളും രജിസ്റ്ററുകളും കയ്യെഴുത്ത് സമ്പ്രദായത്തിലോ കമ്പ്യൂട്ടർ അധിഷ്ടിത സമ്പ്രദായത്തിലോ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.