Panchayat:Repo18/vol1-page0585

==1997-ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് (പരിശോധനാ രീതിയും ആഡിറ്റ് സംവിധാനവും) ചട്ടങ്ങൾ==

എസ്. ആർ. ഒ. നമ്പർ 841/97.- 1994-ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് ആക്റ്റ് (1994-ലെ 13) 188-ഉം, 215-ഉം വകുപ്പുകളും 254-ാം വകുപ്പ് (1)-ാം ഉപവകുപ്പും (2)-ാം ഉപവകുപ്പ് (XXXVI)-ാം ഖണ്ഡവും കൂട്ടിവായിച്ച പ്രകാരം നൽകപ്പെട്ട അധികാരങ്ങൾ വിനിയോഗിച്ച്, കേരള സർക്കാർ താഴെപറയുന്ന ചട്ടങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്നു, അതായത്:-

ചട്ടങ്ങൾ

1. ചുരുക്കപ്പേരും പ്രാരംഭവും.-(1) ഈ ചട്ടങ്ങൾക്ക് 1997-ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് (പരിശോധനാരീതിയും ആഡിറ്റ് സംവിധാനവും) ചട്ടങ്ങൾ എന്ന പേർ പറയാം.

(2) ഇവ 1997 ഏപ്രിൽ ഒന്നാം തീയതി മുതൽ പ്രാബല്യത്തിൽ വന്നതായി കരുതപ്പെടേണ്ടതാണ്.

2. നിർവ്വചനങ്ങൾ- (1) ഈ ചട്ടങ്ങളിൽ, സന്ദർഭം മറ്റ് വിധത്തിൽ ആവശ്യപ്പെടാത്തപക്ഷം,-

(i) ‘ആക്റ്റ്' എന്നാൽ 1994-ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് ആക്റ്റ് (1994-ലെ 13) എന്നർത്ഥമാകുന്നു;

(ii) 'ആഡിറ്റർ' എന്നാൽ 1994-ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് ആക്റ്റ് 215-ാം വകുപ്പ് (3)-ാം ഉപവകുപ്പിൽ പരാമർശിക്കുന്ന ആഡിറ്റർ എന്നും; 'ആഡിറ്റ്' എന്നാൽ ആഡിറ്റർ പ്രസ്തുത വകുപ്പ (4)-ാം ഉപവകുപ്പ് പ്രകാരം നടത്തുന്ന ആഡിറ്റ് എന്നും അർത്ഥമാകുന്നു

(iii) ‘ലോക്കൽ ഫണ്ട് ആഡിറ്റ് ഡയറക്ടർ' എന്നാൽ, 1994-ലെ കേരള ലോക്കൽ ഫണ്ട് ആഡിറ്റ് ആക്റ്റ് (1994-ലെ 14) 3-ാം വകുപ്പിൻകീഴിൽ സർക്കാർ നിയമിച്ച ലോക്കൽ ഫണ്ട് ആഡിറ്റ് ഡയറക്ടർ എന്നർത്ഥമാകുന്നു;

(iv) ‘വിശദമായ വാർഷിക ആഡിറ്റ്' എന്നാൽ ഒരു പഞ്ചായത്തിലെ ഒരു സാമ്പത്തിക വർഷത്തിലെ അഥവാ ഒരു സാമ്പത്തിക വർഷത്തിൽ കൂടുതൽ വരുന്ന കാലയളവിലെ മുഴുവൻ പണമിടപാടുകളുടെയും കണക്കുകളുടെയും അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ കാര്യങ്ങളുടെയും ആഡിറ്റ് എന്നർത്ഥമാകുന്നു;

(v) 'പരിശോധന’ എന്നാൽ 188-ാം വകുപ്പുപ്രകാരം സർക്കാർ അധികാരപ്പെടുത്തിയ ഉദ്യോഗസ്ഥൻ നടത്തുന്ന പരിശോധന എന്നർത്ഥമാകുന്നതും, അതിൽ സർക്കാർ ഇതിലേക്കായി അധികാരപ്പെടുത്തിയ ഉദ്യോഗസ്ഥനോ പ്രസ്തുത ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ കീഴിൽ ഏർപ്പെടുത്തിയ സംവിധാനമോ നടത്തുന്ന പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ഉൾപ്പെടുന്നതുമാകുന്നു;

(v) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് എന്നാൽ ഒരു പഞ്ചായത്തിൽ നിക്ഷിപ്തമായ വികസനപരവും ജനക്ഷേമപരവും ആയ ചുമതലകളും ആ പഞ്ചായത്തിനെ ഭാരമേൽപിച്ച സാമ്പത്തികവും നിയന്ത്രണപരവുമായ അധികാരങ്ങളും, നിയമങ്ങൾക്കും ചട്ടങ്ങൾക്കും മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾക്കും അനുസ്യതമായി കാര്യക്ഷമമായും ഫലപ്രദമായും നിർവ്വഹിക്കുകയും വിനിയോഗിക്കുകയും ചെയ്യുന്നുണ്ടോ എന്ന് വിലയിരുത്തുന്നതിനും പാകപ്പിഴകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ അവ പരിഹരിക്കാൻ യഥാസമയം അതിന് നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുന്നതിനും ഉദ്ദേശിച്ചുകൊണ്ടുള്ള ഭരണനിർവ്വഹണ പരിശോധന എന്ന് അർത്ഥ‌മാകുന്നതും, അതിൽ ഒരു പഞ്ചായത്തിലെ അഥവാ പഞ്ചായത്തിന്റെ ഭരണ നിയന്ത്രണത്തിൽപ്പെടുന്ന സ്ഥാപനത്തിലെ കണക്കുകൾ, രേഖകൾ നടപടിക്രമങ്ങൾ എന്നിവയും, നികുതിയുടെ അസസ്മെന്റ്, ഡിമാന്റ്, കളക്ഷൻ എന്നിവയും, മരാമത്ത് പണികളും സൂക്ഷ്മമായി പരിശോധിച്ച അപാകതകൾ എന്തെങ്കിലും ഉണ്ടെങ്കിൽ അവ ചൂണ്ടിക്കാണിക്കുന്നതും നിയമാനുസൃതമുള്ള നടപടികൾ പാലിക്കുന്നതിനുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകലും ഉൾപ്പെടുന്നതും ആണ്.

(vi) 'പ്രത്യേക ആഡിറ്റ്' എന്നാൽ ഏതെങ്കിലും പ്രത്യേക കാര്യത്തിനോ അഥവാ കാര്യ ങ്ങൾക്കോ ഒരു പ്രത്യേക കാലയളവിലെ പണമിടപാടുകളെ സംബന്ധിച്ച് പ്രത്യേക നിർദ്ദേശ പ്രകാരമോ പ്രത്യേക ഉദ്ദേശത്തോടെയോ ഏർപ്പെടുത്തിയ വിശദമായ ആഡിറ്റ് എന്നർത്ഥമാകുന്നതും, അതിൽ മുൻപ് ആഡിറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ട ഒരു കാലയളവിലെ അക്കൗണ്ടുകളുടെ 'റീ ആഡിറ്റ്' ഉൾപ്പെടുന്നതുമാകുന്നു;

(viii) വകുപ്പ് എന്നാൽ ആക്റ്റിലെ ഒരു വകുപ്പ് എന്നർത്ഥമാകുന്നു;

(2) ഈ ചട്ടങ്ങളിൽ ഉപയോഗിച്ചിട്ടുള്ളതും പക്ഷേ നിർവ്വചിച്ചിട്ടില്ലാത്തതും, എന്നാൽ, ആക്റ്റിൽ നിർവ്വചിച്ചിട്ടുള്ളതുമായ വാക്കുകൾക്കും പ്രയോഗങ്ങൾക്കും, യഥാക്രമം, ആക്റ്റിൽ അവയ്ക്ക് നൽകിയിട്ടുള്ള അർത്ഥങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതുമാണ്.

പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ്

3. പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് സംവിധാനം.-(1) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് നടത്തുന്നതിലേക്കായി സംസ്ഥാനതലത്തിൽ ഒരു പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് അതോറിറ്റി ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതും അത് സർക്കാരിലെ തദ്ദേശഭരണ വകുപ്പ് സെക്രട്ടറിയായിരിക്കുന്നതുമാണ്.

(2) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് അതോറിറ്റിയെ സംസ്ഥാന തലത്തിൽ സഹായിക്കുന്നതിനായി ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥനെ സംസ്ഥാന പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ആഫീസർ ആയി സർക്കാർ നിയമിക്കേണ്ടതും പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് അതോറിറ്റിക്ക് അതിന്റെ ഏതെങ്കിലുമോ എല്ലാമോ അധികാരങ്ങൾ സംസ്ഥാന പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ആഫീസർക്ക് ഏൽപ്പിച്ചു കൊടുക്കാവുന്നതാണ്.

(3) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് നടത്തുന്നതിന് മേഖലാടിസ്ഥാനത്തിൽ പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ആഫീസർമാരെ സർക്കാരിന് നിയമിക്കാവുന്നതും ഈ ആഫീസർമാരുടെ കീഴിൽ രൂപീകരിക്കപ്പെട്ട പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ടീമുകൾ വഴി വിവിധ പഞ്ചായത്തുകളിൽ മൂന്നു മാസത്തിലൊരിക്കൽ പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് നടത്തേണ്ടതും ആണ്.

(4) ഓരോ പഞ്ചായത്തിലും ഓരോ വർഷത്തെയും ത്രൈമാസ പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് നടത്തുന്നതിനുള്ള കാര്യപരിപാടി ബന്ധപ്പെട്ട മേഖലാ പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ആഫീസർ മുൻകൂട്ടി തയ്യാറാക്കേണ്ടതാണ്.

(5) ഇപ്രകാരം തയ്യാറാക്കിയ കാര്യപരിപാടിയുടെ പകർപ്പ് ബന്ധപ്പെട്ട പഞ്ചായത്തിന് മുൻകൂട്ടി നൽകേണ്ടതും പഞ്ചായത്ത് ഇത് ആഫീസ് നോട്ടീസ് ബോർഡിൽ പ്രദർശിപ്പിക്കേണ്ടതുമാണ്.

(6) ത്രൈമാസ പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റിന് പുറമെ ഏതെങ്കിലും പഞ്ചായത്ത് ആവശ്യപ്പെടുന്നതനുസരിച്ചോ സർക്കാർ നിർദ്ദേശിച്ച പ്രകാരമോ അഥവാ പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് അതോറിറ്റിക്ക് ബോദ്ധ്യമായതനുസരിച്ചോ പ്രത്യേക പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ഏർപ്പെടുത്താവുന്നതും അത് സംബന്ധിച്ച പ്രത്യേക റിപ്പോർട്ട് പഞ്ചായത്തിനും പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് അതോറിറ്റിക്കും സർക്കാരിനും നൽകേണ്ടതുമാണ്.

(7) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ടീമുകളുടെയും മേഖലാ പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ആഫീസർമാരുടെയും പ്രവർത്തനം നിരീക്ഷിക്കുന്നതിനും ആവശ്യമായ നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുന്നതിനും റിപ്പോർട്ടുകൾ വാങ്ങി പരിശോധിക്കുന്നതിനും പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ആഫീസർക്കും അധികാരം ഉണ്ടായി രിക്കുന്നതാണ്.

4. പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് അതോറിറ്റിയുടെ കർത്തവ്യങ്ങളും ചുമതലകളും.-(1) പഞ്ചായ ത്തിന്റെ കണക്കുകൾ, പണമിടപാടുകൾ, ആഫീസ് പ്രവർത്തനം, പൊതുമരാമത്തു പണികൾ എന്നിവ പരിശോധിച്ച അപാകതകൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനും തെറ്റുകൾ ചൂണ്ടികാണിക്കുന്നതിനും പുറമെ,-

(i) ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളും ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകളും അവയുടെ ബഡ്ജറ്റിന്റെ പകർപ്പുകൾ യഥാസമയം ജില്ലാപഞ്ചായത്തിനും ജില്ലാപഞ്ചായത്ത് അവ സമാഹരിച്ച് ജില്ലാപഞ്ചായത്തിന്റെ ബഡ്ജറ്റ് ഉൾപ്പെടെ യഥാസമയം സർക്കാരിന് നൽകുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുന്നതും;

(ii) ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളും ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകളും അവയുടെ വാർഷിക ഭരണ റിപ്പോർട്ടുകൾ യഥാസമയം ജില്ലാപഞ്ചായത്തിനും ജില്ലാപഞ്ചായത്ത് പ്രസ്തുത ഭരണ റിപ്പോർട്ടുകൾ ഉൾപ്പെടെയുള്ള അതിന്റെ ഭരണ റിപ്പോർട്ട് സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ സർക്കാരിനു നൽകുന്നതിന് ഏർപ്പാട് ചെയ്യുന്നതും;

(iii) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് റിപ്പോർട്ട്, ആഡിറ്റ് റിപ്പോർട്ട് എന്നിവയിൽ അനന്തര നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ നിർദ്ദേശങ്ങൾ പഞ്ചായത്തുകൾക്ക് നൽകുന്നതും;

(iv) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ടീമുകൾ എല്ലാ പഞ്ചായത്തുകളിലും ത്രൈമാസ പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് നടത്തുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുന്നതും; പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് അതോറിറ്റിയുടെ കർത്തവ്യങ്ങൾ ആയിരിക്കുന്നതാണ്.

(2) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് അതോറിറ്റി താഴെപ്പറയുന്ന കാര്യങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളിച്ചുകൊണ്ട് സർക്കാരിന് വാർഷിക റിപ്പോർട്ടുകൾ നൽകേണ്ടതാണ്, അതായത്:-

(i) പഞ്ചായത്തുകളുടെ നികുതി നിർണ്ണയത്തിലെ പൊതു പോരായ്മകളും നികുതി പിരിച്ചെടുക്കുന്നതിലെ ഏറ്റക്കുറച്ചിലുകളും;

(ii) കൂടുതൽ വിഭവസമാഹരണത്തെ സംബന്ധിച്ച വിശദാംശങ്ങൾ;

(iii) പഞ്ചായത്തുകളുടെ കടബാദ്ധ്യതകളുടെ ഏകദേശ രൂപവും കടം തിരിച്ചടയ്ക്കുന്നത് സംബന്ധിച്ച പുരോഗതിയും;

(iv) സർക്കാരിന്റെ ശ്രദ്ധ പതിയേണ്ട പഞ്ചായത്ത് ഭരണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രശ്നങ്ങളും പരിഹാര മാർഗ്ഗങ്ങളും,

(v) പഞ്ചായത്തുകൾക്ക് അനുകരണീയമായ മാതൃകകൾ.

(3) ഓരോ പഞ്ചായത്തിലും ഭരണപരമായ കാര്യങ്ങൾ നടപടി ക്രമമനുസരിച്ച് നിർവ്വഹിക്കപ്പെ ടുന്നതിന് ആവശ്യമായ മാർഗ്ഗ നിർദ്ദേശങ്ങൾ യഥാസമയം നൽകുന്നതിനും, രേഖകൾ, കണക്കു കൾ, പണമിടപാടുകൾ എന്നിവ പരിശോധിച്ച് പാകപിഴകൾ തിരുത്തുന്നതിന് പഞ്ചായത്തിന് നിർദ്ദേശം നൽകുന്നതിനും, തെറ്റുകൾ ചൂണ്ടിക്കാട്ടി നടപടികൾ നിർദ്ദേശിക്കുന്നതിനും പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ടീമുകൾക്ക് ചുമതലയുണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്

(4) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റിന്റെ ഭാഗമായി പഞ്ചായത്തിലെ പൊതുമരാമത്ത് പണികൾ സംബ ന്ധിച്ച് രേഖകൾ, പണി നടന്ന സ്ഥലം, പണിക്ക് ഉപയോഗിച്ച സാധനങ്ങളുടെയും ചെയ്ത ജോലി യുടെയും സാമാന്യ ഗുണമേൻമ മുതലായവ പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ടീമിന് പരിശോധിക്കാവുന്നതാണ്.

(5) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റും പരിശോധനയും നടത്തുന്ന കാര്യത്തിൽ കാലാകാലങ്ങളിൽ സർക്കാർ നൽകുന്ന നിർദ്ദേശങ്ങൾക്കനുസൃതമായി പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് അതോറിറ്റി പ്രവർത്തി ക്കേണ്ടതാണ്.

5. പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റിലെ നടപടികമം.-(1) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റിൽ താഴെപ്പറയുന്ന നടപടിക്രമം അനുവർത്തിക്കേണ്ടതാണ്:-

(i) പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റിനായി നിയോഗിക്കപ്പെട്ട പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് ടീം പരിശോധനയ്ക്ക് ആവശ്യമായ രജിസ്റ്ററുകൾ, രേഖകൾ, കണക്കുകൾ എന്നിവ ആവശ്യപ്പെട്ടുകൊണ്ട് ചോദ്യാവലിയുടെ രൂപത്തിൽ വിവരങ്ങൾ സെക്രട്ടറിയോടോ പഞ്ചായത്തിന്റെ നിയന്ത്രണത്തിലുള്ള മറ്റേ തെങ്കിലും ഉദ്യോഗസ്ഥനോടോ ആവശ്യപ്പെടേണ്ടതും അത് നൽകാൻ, അതത് സംഗതി പോലെ, സെക്രട്ടറിയോ ഉദ്യോഗസ്ഥനോ ബാദ്ധ്യസ്ഥനായിരിക്കുന്നതുമാണ്;