Panchayat:Repo18/vol1-page0591

ത്തിനകം, അതായത് ജൂലായ്ക്ക് 31-ാം തീയതിക്ക് മുൻപ്, ആ പഞ്ചായത്തിന്റെ കണക്കുകൾ ആഡിറ്റ് ചെയ്യാൻ അധികാരപ്പെടുത്തിയ ആഡിറ്റർക്ക് ആഡിറ്റിനായി നൽകേണ്ടതാണ്.
(2) ഇപ്രകാരം ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റമെന്റ് സമയപരിധിക്കുള്ളിലും ചട്ടപ്രകാരവും ആഡിറ്റിന് സമർപ്പിക്കാനുള്ള ഉത്തരവാദിത്ത്വം സെക്രട്ടറിക്കായിരിക്കുന്നതും വീഴ്ച വരുത്തുന്ന സെക്രട്ടറിയുടെ പേരിൽ 1994-ലെ കേരളാ ലോക്കൽ ഫണ്ട് ആഡിറ്റ് ആക്റ്റ് 9-ാം വകുപ്പ് (2)-ാം ഉപവകുപ്പ് പ്രകാരവും പ്രസ്തുത ആക്റ്റിൻ കീഴിലുണ്ടാക്കിയ ചട്ടങ്ങളിലെ വ്യവസ്ഥകളനുസരിച്ചും നടപടികൾ സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്.
(3) നിയമാനുസൃതം തയ്യാറാക്കിയിട്ടില്ലാത്തതോ ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളിച്ചിട്ടില്ലാത്തതോ മറ്റ് ന്യൂനതകളുള്ളതോ ആയ വാർഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റമെന്റുകൾ ആഡിറ്റിന് സമർപ്പിക്കപ്പെട്ടാൽ ആഡിറ്റർ അത്തരം ന്യൂനതകൾ ചൂണ്ടിക്കാട്ടി ഒരാഴ്ചയ്ക്കകം സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് തിരിച്ച് അയക്കേണ്ടതും ന്യൂനതകൾ പരിഹരിച്ചുകൊണ്ടുള്ള വാർഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റമെന്റ് ഉടനടി ആഡിറ്റർക്ക് വീണ്ടും സമർപ്പിക്കേണ്ടതുമാണ്. ഇപ്രകാരം പുതുക്കിയ സ്റ്റേറ്റമെന്റ് സമർപ്പിക്കുന്നതുവരെ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്രട്ടറി സ്റ്റേറ്റമെന്റ് നൽകിയിട്ടില്ലാ എന്ന് കരുതപ്പെടേണ്ടതാണ്. എന്നാൽ, ഒരു പഞ്ചായത്തിന്റെ വാർഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റമെന്റ് കിട്ടിയ തീയതി മുതൽ പതിനഞ്ച് ദിവസം കഴിഞ്ഞാൽ ആഡിറ്റർ ആ ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റമെന്റ് തിരിച്ചയയ്ക്കാൻ പാടില്ലാത്തതും ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ എഴുതി അറിയിച്ച് വരുത്തേണ്ടതുമാണ്.
(4) ഒരു പഞ്ചായത്ത് ആഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനായി ആഡിറ്റർ മുൻകൂട്ടി തീരുമാനിച്ച് തയ്യാറാക്കിയ പരിപാടി അനുസരിച്ചുള്ള തീയതി പ്രസ്തുത പഞ്ചായത്തിന്റെ സെക്രട്ടറിയെ രണ്ടാഴ്ചയ്ക്കു മുമ്പ് അറിയിക്കേണ്ടതാണ്. എന്നാൽ, വിശദമായ ആഡിറ്റിനുപുറമേ സ്പെഷ്യൽ ആഡിറ്റ് നടത്തുന്നതിന് ഇത്തരം നോട്ടീസ് ആവശ്യമില്ലാത്തതാകുന്നു.
(5) ഒരു ജില്ലയിലെ എല്ലാ പഞ്ചായത്തുകളിലും വർഷത്തിലൊരിക്കൽ ആഡിറ്റ് നടത്തി പൂർത്തിയാകത്തക്കവിധം പരിപാടി തയ്യാറാക്കി മുൻകൂട്ടി പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തേണ്ടതും അതനുസരിച്ച് ആഡിറ്റ് നടത്തേണ്ടതുമാണ്.
12. രേഖകളും, രജിസ്റ്ററുകളും, കണക്കുകളും ആഡിറ്റർമാർക്ക് നൽകുന്നത് സംബന്ധിച്ച്.-
(1) ആഡിറ്റർ രേഖാമൂലം ആവശ്യപ്പെടുന്ന എല്ലാ രേഖകളും രജിസ്റ്ററുകളും കണക്കുകളും സെക്രട്ടറി നൽകേണ്ടതാണ്.
(2) ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകളോ, കണക്കുകളോ നൽകാൻ വീഴ്ച വരുത്തിയാൽ അത്തരം രേഖയോ, കണക്കോ നിലവിലില്ലാ എന്ന് കരുതപ്പെടുന്നതും അതനുസരിച്ചുള്ള നിഗമനത്തിൽ എത്താവുന്നതുമാണ്.
(3) ആഡിറ്റ് സമയത്ത് ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തുന്ന തടസ്സങ്ങളും ചെലവനുവാദം തിരസ്ക്കരിക്കലും ദൂരീകരിക്കുന്നതിനാവശ്യമായ രേഖകൾ ലഭ്യമാണെങ്കിൽ ആഡിറ്റ് സമയത്തുതന്നെ നൽകി ഈ വക കാര്യങ്ങളിൽ റിപ്പോർട്ടിൽ ഉണ്ടാകാവുന്ന പരാമർശം ഒഴിവാക്കുന്നതിനുള്ള ചുമതല സെക്രട്ടറിക്കും ബന്ധപ്പെട്ട ജീവനക്കാർക്കും ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്.
(4) ആഫീസ് ഉത്തരവുകളുടെയും പഞ്ചായത്ത് തീരുമാനങ്ങളുടെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ ഏൽപ്പിച്ചിട്ടുള്ള കൃത്യങ്ങളിൽ വീഴ്ചവരുത്തിയതുമൂലമുള്ള നഷ്ടങ്ങൾക്കും പാഴ്ചെലവിനും ദുർവിനിയോഗങ്ങൾക്കുമുള്ള ഉത്തരവാദി ജോലി വിഭജനമനുസരിച്ചുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥനോ ജീവനക്കാരനോ ആയിരിക്കുന്നതും ഇക്കാര്യങ്ങളിൽ അയാളുടെ മേലുദ്യോഗസ്ഥനും സെക്രട്ടറിക്കും മേൽനോട്ട പിശകിനും ഉത്തരവാദിത്തമുണ്ടായിരിക്കുന്നതുമാണ്.
13. ഭരണവും സാമ്പത്തിക നിയന്ത്രണവും സംബന്ധിച്ചു കാര്യങ്ങൾ പരിശോധിച്ച റിപ്പോർട്ട ചെയ്യണമെന്ന്- (1) ആഡിറ്റർ വിശദമായ വാർഷിക ആഡിറ്റ് നടത്തുന്ന പഞ്ചായത്തിന്റെ ഭരണവും സാമ്പത്തിക നിയന്ത്രണവും സംബന്ധിച്ച് എല്ലാ കാര്യങ്ങളും പരിശോധിക്കേണ്ടതും താഴെ പറ യുന്ന കാര്യങ്ങളിൽ പ്രത്യേക ശ്രദ്ധ ചെലുത്തേണ്ടതുമാണ്;